Cómo configurar mi calendario
📝 SOP: Configuración de Calendario e Integración con Videoconferencias en IA Closer
Este SOP te guiará paso a paso para configurar tu calendario, establecer tu disponibilidad e integrar herramientas de videoconferencias (Zoom o Google Meet) dentro de la plataforma IA Closer. Este proceso permite sincronizar tu agenda personal con la plataforma para evitar conflictos de horarios y automatizar la programación de reuniones con tus prospectos o clientes.
📌 Secciones del SOP
1️⃣ Acceso a la configuración de calendario
Para acceder a la configuración del calendario, sigue estos pasos:
Inicia sesión en tu cuenta de IA Closer con permisos de administrador.
Dirígete a la sección "Calendarios" desde el menú principal.
Accede a "Configuración de calendario".
Nota: Solo los administradores pueden modificar la configuración de calendario.
2️⃣ Integración de tu calendario (Google, Outlook o iCloud)
Para integrar tu calendario personal (Google, Outlook o iCloud) con IA Closer, sigue estos pasos:
Dentro de la configuración de calendario, accede a la sección "Conexiones".
Selecciona el tipo de calendario que deseas integrar:
Google Calendar
Outlook Calendar
iCloud Calendar
Ingresa tu correo electrónico asociado a la cuenta del calendario.
Selecciona el calendario que deseas utilizar (en caso de que tengas varios calendarios en la misma cuenta).
Sigue las instrucciones en pantalla para otorgar los permisos de acceso.
Advertencia: Asegúrate de seleccionar el calendario correcto si tienes varios en tu cuenta de Google, Outlook o iCloud. Esta integración permite que IA Closer se sincronice automáticamente con los eventos ya programados en tu calendario.
3️⃣ Integración de la plataforma de videoconferencias (Zoom o Google Meet)
Para automatizar la creación de enlaces de videoconferencias en cada reunión, sigue estos pasos:
Dentro de la configuración de calendario, accede a la sección "Conexiones".
Selecciona la plataforma de videoconferencia que deseas usar:
Zoom
Google Meet
Haz clic en el botón correspondiente (Conectar con Zoom o Conectar con Google Meet).
Se abrirá una nueva ventana solicitando que inicies sesión en tu cuenta de Zoom o Google.
Autoriza a IA Closer para que acceda a tu cuenta y cree reuniones automáticamente.
Nota: Una vez conectada la plataforma de videoconferencia, los enlaces de Zoom o Google Meet se generarán automáticamente cuando un cliente reserve una cita contigo.
4️⃣ Configuración de la disponibilidad de horarios
Este paso define los días y horas en los que estás disponible para recibir reuniones. Aquí te explicamos cómo configurarlo:
Dentro de la configuración de calendario, accede a la sección "Disponibilidad".
Configura tu zona horaria seleccionando el país o la zona en la que te encuentras.
Define los días de la semana en los que estarás disponible.
Selecciona los días (Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo).
Configura los horarios de disponibilidad para cada día.
Por ejemplo: De 08:00 a 14:00 y de 16:00 a 21:00.
Copia la configuración para todos los días si deseas que el mismo horario se aplique a todos los días seleccionados.
Personaliza cada día si tienes diferentes horarios de disponibilidad para cada uno.
Nota importante: La sincronización con tu calendario (Google, Outlook o iCloud) asegurará que IA Closer no permita que las personas reserven citas en horarios donde ya tengas otros compromisos.
5️⃣ Guardado de los cambios
Para finalizar la configuración, asegúrate de guardar todos los cambios realizados.
Una vez que hayas configurado la integración de tu calendario, la disponibilidad de horarios y la conexión de tu plataforma de videoconferencia, busca el botón "Guardar" en la parte inferior de la pantalla.
Haz clic en "Guardar" para evitar perder los ajustes realizados.
Importante: Si no guardas los cambios, estos no se aplicarán y la configuración se perderá.
🧐 Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo puedo evitar que se agenden citas en horarios donde ya tengo compromisos en mi calendario personal?
Este SOP te enseña a sincronizar tu calendario de Google, Outlook o iCloud con IA Closer. De esta forma, la plataforma solo permitirá agendar citas en los horarios en los que no tengas otros eventos ya programados.
2. ¿Cómo puedo integrar Zoom o Google Meet para generar enlaces automáticos en mis reuniones?
Este SOP te muestra cómo conectar tu cuenta de Zoom o Google Meet con IA Closer. Una vez integrada, cada vez que se reserve una reunión, el sistema creará automáticamente un enlace de videoconferencia.
3. ¿Cómo puedo cambiar los días y horarios en los que estoy disponible para recibir reuniones?
En la sección "Disponibilidad" de la configuración de tu calendario, puedes definir los días de la semana y los horarios en los que estarás disponible para atender reuniones. Esta guía te muestra cómo hacerlo paso a paso.
Con esta guía, podrás tener tu calendario perfectamente sincronizado con IA Closer, integrando tanto tu agenda como tus plataformas de videoconferencia para una gestión de citas 100% automatizada y eficiente. 🚀
