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Cómo organizar y distribuir leads por equipos de ventas y gerentes en IA Closer

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August 31, 2025•4 min read

📝 SOP: Cómo organizar y distribuir leads por equipos de ventas y gerentes en IA Closer

Este procedimiento te explica cómo distribuir de forma automática los leads que llegan por formularios en IA Closer entre varios equipos de ventas, cada uno liderado por un gerente. Además, muestra cómo asegurarte de que los gerentes puedan ver todos los leads de su equipo, mientras que los vendedores solo ven los suyos.

Ideal si tu empresa tiene múltiples divisiones o equipos de ventas y quieres mantener la visibilidad controlada.

🧩 Estructura recomendada

Ejemplo de estructura que usaremos:

  • 3 gerentes de ventas: José, María y Gerardo

  • 15 vendedores divididos en 3 equipos (5 por gerente)

  • Objetivo: Cada lead que llega por formulario se asigna automáticamente a un vendedor, y el gerente del equipo puede supervisar todo lo que pasa en su grupo.

✅ Paso 1: Da de alta a los usuarios

  1. Entra a tu cuenta de IA Closer.

  2. Ve a Configuración > Mi personal.

  3. Haz clic en Añadir empleado.

  4. Rellena los campos:

    • Nombre

    • Apellido

    • Correo electrónico

    • Teléfono

  5. Asigna el calendario correspondiente si ya lo tienes creado.

  6. Haz clic en Guardar.

  7. El nuevo usuario recibirá su usuario y contraseña por correo.

🔎 Nota: Cada usuario podrá ver y gestionar sus propios leads desde su cuenta.

✅ Paso 2: Crea la automatización para asignar leads

  1. Ve a Automatizaciones y haz clic en Crear nuevo workflow.

  2. Selecciona Empezar desde cero.

Agrega el activador (trigger)

  1. Añade un trigger con tipo: Formulario enviado (form submitted).

  2. Filtra el formulario que deseas usar (por ejemplo, “Descarga de catálogo”).

  3. Guarda el trigger.

Asigna el lead a un usuario (vendedor)

  1. Añade una acción llamada Asignar a usuario (Assign to user).

  2. Selecciona todos los usuarios que participan en el proceso (vendedores y gerentes si también venden).

  3. Activa la opción Dividir tráfico automáticamente (IA Closer repartirá leads de forma equitativa).

  4. Marca la casilla: Solo aplicar si el contacto no tiene dueño.

  5. Haz clic en Guardar.

✅ Paso 3: Agrupa a los usuarios en equipos

Esto sirve para identificar a qué equipo pertenece cada lead.

  1. Añade una acción tipo Condición (If / Si).

  2. Nómbrala “Equipo 1”.

  3. Configura la condición:

    • Campo: Assigned User

    • Condición: Incluye

    • Selecciona todos los usuarios que pertenecen al equipo 1.

  4. Guarda.

  5. Duplica esta condición para crear “Equipo 2” y “Equipo 3”.

  6. Modifica los nombres y los usuarios asignados a cada equipo según tu estructura.

🧠 Ejemplo:

  • Equipo 1: Ana, Chiquinquira, Daniela, Eduardo

  • Equipo 2: Euri, Franis, Ibrahim, José

  • Equipo 3: Luz, Max, Miguel, Vanessa

✅ Paso 4: Asigna un gerente como "seguidor" del equipo

Esto permitirá al gerente ver todos los leads del equipo, sin que los vendedores vean los leads de los demás.

  1. Dentro de cada condición de equipo, añade una nueva acción: Add contact follower.

  2. Selecciona al gerente correspondiente del equipo.

    • Equipo 1: Ana Moronta

    • Equipo 2: Euri Paredes

    • Equipo 3: Luz Castillo

  3. Guarda.

  4. Copia esta acción y pégala en los otros equipos, cambiando al gerente correspondiente.

✅ Paso 5: Maneja los leads no asignados

  1. Deja un bloque final sin acciones por si algún lead no coincide con ningún equipo.

  2. Opcional: Puedes redirigir esos leads a otra automatización o notificación.

✅ Resultado final

Con esta configuración:

  • Cada nuevo lead se asigna automáticamente a un vendedor disponible.

  • Los gerentes pueden monitorear todos los leads y actividades de su equipo.

  • Los vendedores solo ven sus propios contactos.

  • No hay cruce de información entre equipos.

❗ Recomendaciones finales

  • Asegúrate de mantener actualizada la lista de usuarios en caso de cambios en tu equipo.

  • Revisa periódicamente el reparto de leads para evitar sobrecargas o desbalances.

  • Puedes extender este flujo para enviar notificaciones, correos de bienvenida, o seguimiento automático.🧐 Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo puedo evitar que se agenden citas en horarios donde ya tengo compromisos en mi calendario personal?
Este SOP te enseña a sincronizar tu calendario de Google, Outlook o iCloud con IA Closer. De esta forma, la plataforma solo permitirá agendar citas en los horarios en los que no tengas otros eventos ya programados.

2. ¿Cómo puedo integrar Zoom o Google Meet para generar enlaces automáticos en mis reuniones?
Este SOP te muestra cómo conectar tu cuenta de Zoom o Google Meet con IA Closer. Una vez integrada, cada vez que se reserve una reunión, el sistema creará automáticamente un enlace de videoconferencia.

3. ¿Cómo puedo cambiar los días y horarios en los que estoy disponible para recibir reuniones?
En la sección "Disponibilidad" de la configuración de tu calendario, puedes definir los días de la semana y los horarios en los que estarás disponible para atender reuniones. Esta guía te muestra cómo hacerlo paso a paso.

Con esta guía, podrás tener tu calendario perfectamente sincronizado con IA Closer, integrando tanto tu agenda como tus plataformas de videoconferencia para una gestión de citas 100% automatizada y eficiente. 🚀

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