Cómo fusionar contactos duplicados
Cómo Fusionar Contactos Duplicados en IA Closer
Este procedimiento operativo estándar (SOP) te guiará paso a paso para fusionar contactos duplicados en IA Closer. Esta función es útil cuando un contacto se registra más de una vez con la misma información o con ligeras variaciones. Aprenderás a seleccionar el contacto principal y a unificar toda la información relevante en un solo registro.
Objetivo
Fusionar contactos duplicados en la base de datos de IA Closer para mantener la información centralizada y evitar registros repetidos.
Instrucciones Paso a Paso
1. Acceder a la Sección de Contactos
Inicia sesión en tu cuenta de IA Closer.
Ve al menú principal y selecciona la opción Contactos.
Nota: Es probable que encuentres contactos duplicados que se generaron porque el mismo usuario se registró más de una vez por distintas razones.
2. Identificar Contactos Duplicados
Busca los contactos duplicados en la lista.
Identifica los registros que tienen nombres, correos electrónicos o números de teléfono iguales o similares.
Consejo: Usa la barra de búsqueda para facilitar la localización de contactos con datos similares.
3. Seleccionar los Contactos a Fusionar
Marca la casilla de verificación junto a cada contacto que deseas fusionar.
Una vez seleccionados, dirígete a la parte superior de la pantalla.
Haz clic en la opción "Merge hasta 10 contactos" (Fusionar hasta 10 contactos).
Nota Importante: Solo se pueden fusionar hasta 10 contactos al mismo tiempo.
4. Elegir el Contacto Principal
Aparecerá una ventana con los contactos seleccionados.
Decide cuál será el contacto principal. Este será el contacto que mantendrá los datos clave (nombre, correo, etiquetas, etc.).
Si necesitas más detalles para tomar la decisión, haz clic en la opción "Mostrar todos los campos" para ver toda la información de cada contacto.
Ejemplo: Si un contacto tiene la etiqueta Lead y el otro tiene la etiqueta Cliente, selecciona el contacto con la etiqueta de Cliente como principal para conservar esta información.
5. Confirmar la Fusión de Contactos
Revisa que toda la información esté correcta.
Haz clic en Confirmar y Resolver para fusionar los contactos.
Atención: Este proceso no se puede deshacer, asegúrate de elegir correctamente el contacto principal antes de confirmar.
6. Verificar el Contacto Unificado
Una vez completada la fusión, IA Closer te redirigirá a la página de detalles del contacto.
Revisa que toda la información esté unificada en el registro correcto.
Verifica que el correo electrónico esté correcto para garantizar que los mensajes se envíen sin errores.
Errores Comunes y Cómo Evitarlos
Seleccionar el contacto incorrecto como principal: Antes de confirmar, asegúrate de que el contacto principal tenga la información más relevante.
No revisar los campos antes de fusionar: Usa la opción "Mostrar todos los campos" para no perder información importante.
No verificar el correo electrónico después de la fusión: Esto puede provocar que los correos no se envíen correctamente.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué pasa si elijo el contacto incorrecto como principal?
No se puede deshacer la fusión automáticamente, por lo que deberás actualizar manualmente la información que se haya perdido.
2. ¿Cuántos contactos puedo fusionar al mismo tiempo?
Puedes fusionar hasta 10 contactos a la vez.
3. ¿Cómo sé qué contacto debe ser el principal?
Elige el contacto que contenga la información más completa y las etiquetas más importantes (por ejemplo, Cliente en lugar de Lead).
Siguiendo este SOP, podrás unificar fácilmente los contactos duplicados en tu base de datos de IA Closer, evitando confusión y asegurando que toda la información esté concentrada en un solo registro. ¡Empieza ahora y mantén tu base de datos limpia y organizada!
