Cómo organizar una reunión grupal en Zoom para con un mismo link
SOP: Configuración de un Link Único de Zoom para Reunión Grupal en IA Closer
Objetivo
Este procedimiento detalla cómo generar un enlace único de Zoom para que todas las personas que reserven una llamada en IA Closer puedan unirse a la misma reunión. Este enlace se enviará automáticamente en el email de confirmación de reserva.
Requisitos Previos
Acceso a Zoom y a IA Closer.
Una cuenta de Zoom con permisos para programar reuniones.
Instrucciones
1. Crear la Reunión en Zoom
Accede a tu cuenta de Zoom y dirígete a la sección Reuniones.
Haz clic en Programar una reunión para crear la reunión grupal.
Configura los Detalles Básicos de la Reunión:
Nombre de la Reunión: Escribe un nombre para la reunión, por ejemplo, “Llamada Grupal de Soporte”.
Reunión Recurrente: Marca esta opción y selecciona Sin fecha de finalización.
Esto permite que la reunión esté disponible en el enlace sin tener que crear una nueva cada vez.
Configuración de ID y Clave de Reunión:
En la opción ID de reunión, selecciona ID personal. Esto mantendrá el enlace de la reunión constante.
Clave de Acceso: Configura una clave de acceso y asegúrate de guardarla para incluirla en el mensaje de invitación.
Ajustes de Seguridad y Video:
Desmarca la Sala de espera para que los participantes puedan unirse sin aprobación.
Configura el video del anfitrión y participantes como activado.
Activa la opción de Silenciar participantes al unirse para evitar interrupciones.
Opciones Avanzadas:
Activa Permitir que los participantes se unan en cualquier momento.
Si deseas, marca la opción para grabar la reunión automáticamente.
Haz clic en Guardar para crear la reunión.
2. Copiar el Enlace de Invitación de Zoom
Una vez que la reunión esté creada, ve a la página de detalles de la reunión en Zoom.
Copia el Enlace de la Invitación junto con la Clave de Acceso:
Este enlace será el que incluirás en las notificaciones de reserva en IA Closer.
Guarda el enlace y la clave en un bloc de notas para acceder fácilmente más adelante.
3. Configurar el Enlace de Zoom en el Calendario de IA Closer
Abre IA Closer y dirígete a la sección de Calendarios.
Selecciona el calendario donde los usuarios reservarán la llamada grupal.
Si aún no has creado un calendario, configúralo siguiendo los pasos de creación y configuración de disponibilidad.
Acceder a Notificaciones de Reserva:
Dentro del calendario, selecciona la pestaña de Formularios y Notificaciones.
Ve a Notificaciones y selecciona Notas adicionales para incluir el enlace de Zoom.
Pegar el Enlace de Zoom en Notas Adicionales:
En el campo Notas adicionales, pega el enlace de invitación de Zoom, el ID de la reunión y la clave de acceso.
Incluye un mensaje claro, por ejemplo:
Reunión Grupal de Soporte Únete a la reunión en Zoom en el siguiente enlace: [Enlace de Zoom] ID de la Reunión: [ID de Zoom] Clave de Acceso: [Clave de Zoom]
Guardar Cambios en el Calendario:
Haz clic en Guardar para asegurarte de que el enlace de Zoom esté incluido en las notificaciones automáticas que los participantes recibirán al confirmar su reserva.
4. Verificar el Funcionamiento de las Notificaciones
Realiza una prueba de reserva en el calendario de IA Closer.
Verifica que el mensaje de confirmación incluya correctamente el enlace, ID y clave de la reunión de Zoom en el correo de confirmación o mensaje de texto.
Asegúrate de que el enlace funcione y redirija a los participantes a la sala de Zoom correcta.
Consideraciones Adicionales
Revisión de Configuraciones: Si programas reuniones en Zoom regularmente, revisa que la configuración de reuniones recurrentes y sin fecha de finalización esté habilitada para facilitar el uso del mismo enlace.
Personalización de Mensajes: En IA Closer, ajusta el texto de las notificaciones en el calendario para dar instrucciones claras a los participantes sobre cómo unirse a la reunión.
Pruebas Periódicas: Es recomendable verificar cada cierto tiempo el enlace de Zoom en tus notificaciones para asegurarte de que está funcionando correctamente y sigue siendo válido.
Siguiendo estos pasos, habrás configurado un enlace único de Zoom en IA Closer que permite a todos los participantes de una reunión grupal unirse mediante el mismo enlace en sus confirmaciones de reserva. Esto facilita el proceso de organización y acceso para los asistentes.
